O que é Objective and Key Results (OKR) e como isso pode ajudar na gestão de projetos Ágeis?
Nos últimos anos tenho trabalhado como consultor e gestor de projetos em empresas de diferentes segmentos e porte. Como o foco do meu trabalho está mais voltado para as atividades de Supply Chain / Logística, Operações e Lean Manufacturing, com certa frequência percebo que as ações operacionais não estão alinhadas com as ações estratégicas da empresa, causando conflitos internos e perdas de resultado.
O principal motivo é que todos estão trabalhando muito, mas nem sempre estão remando para o mesmo lado. O que pode acontecer de pior é quando o próprio cliente percebe e sofre com esses conflitos. A comunicação da empresa remete a um posicionamento, mas as ações operacionais e entregas seguem um outro “caminho”. Deixe-me explicar a seguir o que quero dizer.
Ao conversar com a diretoria de uma indústria que prestei serviço, a estratégia era satisfazer o cliente da melhor maneira possível, mesmo entregando uma peça se necessário assim fosse (as peças eram acomodadas e lacradas nas embalagens em quantidades múltiplas). Nesse exemplo, a pessoa da logística tinha que abrir a caixa, pegar uma peça (picking), lacrar a caixa novamente e colocar nova etiqueta com a quantidade que sobrou. Não há nada de errado com essa estratégia da empresa, porém o problema é que toda a logística tinha sido dimensionada para entregas das embalagens múltiplas, que toma menos tempo e reduz o risco de erros na separação dos produtos.
O resultado dessa falta de alinhamento era de conflitos constantes entre as áreas de Marketing, Comercial e Operacional. Os prazos de entrega eram maiores do que o prometido aos clientes, porque a logística estava preparada para enviar caixas fechadas aos clientes, mas na operação real, tinha que abrir, contar e etiquetar novamente (retrabalho) as caixas abertas.
Como ação, apresentei à empresa uma ferramenta chamada OKR (Objectives and Key Results). Ferramenta popularizada pelo Goggle e outras empresas do Vale do Silício e também utilizada por empresas como: Intel, Nubank, Linkedin, Walmart, entre outras.
De acordo com Massari e Vidal (2018), essa ferramenta pode ser poderosa, pela facilidade de entendimento. O mais comum é que se use um Canvas (vide abaixo) em que as pessoas de diferentes áreas possam colaborar sobre os principais objetivos estratégicos da empresa. Uma vez definidos os objetivos, a próxima etapa é de se traçar as principais metas que suportam tais objetivos. Nas outras colunas do Canvas devem ser preenchidas as ações e riscos necessários para se alcançar os objetivos. Vamos ver abaixo como funciona?
Uma sequência de preenchimento das colunas é sugerida por Massari e Vidal (2018), como segue:
Fonte: Massari e Vidal (2018)
A vantagem de se usar OKRs como ferramenta é que as ações estratégicas podem ser entendidas e transformadas em ações táticas e operacionais. Cada nível hierárquico pode ter “seu próprio” OKR, que suporta as ações estratégicas.
Você se lembra que no título falei que OKR pode auxiliar na gestão de projetos ágeis? Pois bem, as ações planejadas no OKR podem servir como backlog, ou requisitos de entradas para projetos ágeis. O product owner pode priorizar essas ações, por ter conhecimento de como elas podem trazer valor para empresa, levando toda a empresa a remar para o mesmo lado.
OKRs também podem ser utilizadas para ações do nosso dia a dia, por exemplo:
A ferramenta OKR pode ser complementada com outras ferramentas e/ou metodologias, como PDCA, Kaizen, Design Thinking, Kanban, etc. Sempre lembrando que o importante são as entregas que essas ferramentas e projetos podem trazer e não a ferramenta em si.
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